DOSSIER SALONS ALIMENTAIRES

12 étapes essentielles pour préparer un salon professionnel

août 15, 2023

Auteur

"Quelques trucs à connaître si vous participer à un salon majeur"

Fabien

Sourcer

Organisation, trucs et astuces !

Maintenant que vous avez fait le choix du salon qui convient le mieux à votre stratégie de développement, vous devez passer à l’organisation de l’évènement, un certain nombre d’actions sont à faire assez tôt si vous n’avez pas l’habitude de ces évènements.

Il y a des choses qui ne semblent pas forcément primordiales plusieurs mois avant mais nous vous conseillons de vous y atteler le plus vite possible voici 12 points indispensables :

Vérifier les Coûts des Hôtels
Vérifier les Coûts des Vols
Sélectionner l’Équipe interne
Confirmer votre emplacement
Confirmer votre hébergement + Vol
Etude Stratégie Marketing
Trouver le standiste
Contracter avec les partenaires
Création des outils marketing
Production des outils marketing
Annoncer votre présence
Préparer votre retour
Jour J

Premiers repérages indispensables pour ne pas se retrouver dépourvu.

Tout d’abord, avant de vous lancer (prendre votre inscription), un tour par les tours Operator s’impose, c’est rapide mais souvent cela évite le pire.

Nous supposons que vous n’irez pas seul, pour la motivation, l’efficacité c’est beaucoup mieux, 3 semble un bon chiffre pour un petit stand (moins de 12M2). Comme vous serez plusieurs il faudra autant de billets d’avion et en général un minimum de 6 nuités, cela peut commencer à chiffrer.

Par exemple sur ANUGA, la chambre d’hôtel est hors de prix durant le salon, vous ne trouvez rien à moins de 2000 euros/ personne si vous ne vous y prenez pas à temps, à 3 ça vous coûtera autant que la location du stand …

Une fois vérifié que les vols et l’hôtel sont dans vos cordes, vous pouvez vous engager auprès de l’organisateur.

Attention ! Ils sont souvent très pointilleux, n’essayez pas les petites combines (exposer 2 entreprises sur le même stand par exemple sans le déclarer et sans payer le supplément…), c’est souvent voué à l’échec et cela peut mettre en difficulté votre participation. Ce n’est pas le moment d’ajouter du stress supplémentaire.

N’oubliez pas le raccordement au réseau électrique (vérifier que la puissance de base est suffisante pour installer votre matériel), cela peut être fatal.

Les plans marketing proposés par l’organisation sont également intéressants mais peuvent vite faire monter la facture et représenter autant que votre location, mais une participation à une conférence, présentation de votre produit, mise en avant de votre offre, participation aux concours “produits innovants” etc sont autant de façons d’attirer l’attention sur votre offre.

Voilà une fois ceci en place, précipitez-vous sur les vols et les chambres d’hôtels si vous ne voulez pas vous ruiner. Le problème c’est que l’on ne sait pas toujours 6-9 mois avant qui participera ! Il va falloir se reposer sur les personnes sûres de votre organisation.

Vous êtes engagés, vous pouvez commencer la préparation au plus tôt, cela rassure tout le monde et vous permet d’avoir les meilleurs prix.

Passez à la production proprement dîte

Vous allez pouvoir imaginer le stand que vous désirez monter, le DESIGN de celui-ci est véritablement primordial et ce surtout sur les gros salons où vous vous trouvez à côté de multinationales aux budgets “illimités”, nous ne saurions trop vous conseiller de vous rapprocher rapidement de votre agence de communication pour les grands axes marketing. C’est vraiment un point fondamental, cela peut vous coûter quelques milliers d’euros mais c’est un point important de votre réussite, ils travailleront sur les outils marketing dont sont friands les participants (Goodies, Sacs etc).

Une fois la stratégie marketing mise en place, se rapprocher de créateurs de stands est l’option “Secure” d’une bonne participation mais cela est TRÈS cher mais gage de beaucoup de tranquillité et surtout garant d’une vraie image professionnelle.

La question ici est : si vous êtes à plus de 500 km, prenez-vous un prestataire local ou non ?

En termes de coûts, le local est évidemment beaucoup plus économique (pas de chambres d’hôtels pendant le salon, déplacements courts) et plus simple durant la préparation. Cependant si vous choisissez un gros Opérateur, peut-être aura-t-il d’autres clients sur le salon, ce qui lui permettra de vous faire un budget quasi local, peut-être aura-t-il des partenaires sur le lieu du salon.

A vous de voir et de trouver la solution idéale.

Vous pouvez retrouver la liste des Partenaires sur les salons dans notre DOSSIER ici !

Une fois que tout ceci est choisi, il faut passer à la production et lancer toutes les opérations 2 mois avant au minimum (n’oubliez pas de conclure les accords en amont pour ne pas vous retrouver sans partenaire au moment de lancer…). Il vaut mieux être prêt un mois avant et s’occuper des détails le mois qui précède en toute tranquillité.

Ces 2 mois vous permettent d’annoncer votre participation, envoyez des invitations aux clients stratégiques, suivre l’avancé des travaux de vos partenaires,

Voici quelques trucs à connaître qui ne coutent pas grand chose mais peuvent vraiment aider.

Le coût d’un stand (Design + Fabrication + Installation ) approche les 1500 € / m2.

Quelques tips à connaître

N’oubliez pas d’adapter votre site web, vos réseaux sociaux, de les mettre en phase avec votre participation, faire des offres spécial Salon même pour les clients fidèles c’est SMART, ils n’auront pas l’impression de payer leur FIDELITE au prix fort en payant plus cher que les visiteurs du salon.

Un peu de Google Ads c’est important, les visiteurs parfois vous ont vu mais n’ont pas retenu le nom de votre marque et font une recherche sur Google, il est plus facile de retrouver une nom tronqué avec le nom du salon que seul ou alors “biscuits apéritif au cheddar SIAL” que sans le nom.

Tous ces petits tips rendront votre participation plus efficace, un salon, c’est 50% d’énergie – 50 de stress donc tout ce que vous aurez anticiper vous allégera et vous facilitera le succès.

N’oubliez surtout pas d’anticiper le retour, c’est-à-dire préparer en amont les emailing de prise de contact que vous avez eus lors du salon, être PRO c’est reprendre contact dans les 7 jours qui suivent et ne pas laisser refroidir.

Il faut aussi imaginer que vous reviendrez avec des commandes plein vos valises, alors ne faites pas mauvaise impression et anticipez un minimum.

Alimentaria 2024 approche, calculez le coût d’un stand ?